Kleinauftrag Handwerker

WICHTIG!

Nachdem du den Auftrag eingereicht hast, wird dieser von deinem Team Lead im 4-Augen-Prinzip geprüft. Dieser Check hat sich bewährt, weil eine zweite Person ohne Hintergrundinformationen potenzielle Rückfragen schneller erkennt – und der Auftrag bei Bedarf noch angepasst werden kann, bevor der Handwerker vor Ort steht und ihm wichtige Informationen fehlen.

Sobald der Team Lead den Auftrag freigibt, erscheint dieser automatisch beim zuständigen Handwerker. Du erhältst anschließend eine Bestätigungs-E-Mail mit allen Auftragsdetails, die in der nächsten Mietermanagement-Schicht dem entsprechenden Ticket hinzugefügt werden können.

Ziel ist es, dass unsere Handwerker jederzeit eigenständig arbeiten können, ohne jemanden aus dem Büro kontaktieren zu müssen.

Notfall?

Falls ein dringender Fall vorliegt, der keinen Aufschub duldet (z. B. Wasserschaden), kannst du den Auftrag als Notfall markieren. Der Auftrag wird dann direkt an den Handwerker übermittelt – dein Verantwortlicher wird automatisch informiert, dass du einen Notfallauftrag erstellt und direkt weitergeleitet hast. Auch hier erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail mit den Auftragsdetails zur Dokumentation im Ticket.

Ticketnummer # aus Immoware

Bsp.: #123

Handelt es sich um einen Notfall?

Ja, es ist ein Notfall
Nein, es ist kein Notfall

Zimmerbezeichnung des Hauptansprechpartners (Mieter)

Trage hier unbedingt die Zimmerbezeichnung genau so ein, wie sie in der Vermietungs-Masterfolie steht. Nur wenn die Bezeichnung identisch ist, kann die Automatisierung die richtige Wohnungsadresse und die Zugangsanleitung für den Handwerker automatisch in das Auftragsformular einfügen.

Name Mieter

Wenn das Zimmer leerstehend ist und die Reparaturmeldung nicht von einem Mieter eingereicht wurde, trage immer das erste Zimmer der WG ein, zum Beispiel Wohnglueck1.1

Telefonnummer Mieter

Handelt es sich um einen Kleinauftrag bzw. muss der Mieter für die Rechnung zahlen?

Ja
Nein

Mietermanagement: Falls unsicher, orientiere dich am jeweiligen Entscheidungsbaum/frage nach.

Wo wird die Repartur stattfinden?

Zimmer des Mieters
Allgemeinräume

Wird Material benötigt?

Ja
Nein

Es geht hier nur um Material. Nicht um Werkzeug.

gemacht von er

Situation

Beschreibe das Problem, welches gelöst werden muss

Task (Aufgabe)

Beschreibe was der Handwerker genau machen soll. Sei möglichst spezifisch. Es reicht nicht beispielhaft: "Es gibt in der Küche kein warmes Wasser." Der Handwerker wird selbst nicht wissen was zu tuen ist. Er muss vor dem Einsatz Material kaufen. Hier müsstest du die Aufgabe so formulieren (Rückfragen Mieter vorher deswegen sehr wichtig): "In der Küche gibt es nur einen Kaltwasser Anschluss. Hier haben wir ein Untertischgerät welches das warme Wasser produziert. Dieses scheint defekt zu sein. Die Sicherung im Sicherungskasten ist oben aber das Gerät leuchtet nicht und es kommt kein warmes Wasser. Bitte besorge ein neues Untertischgerät und montiere es und entsorge das Alte."

Definition of done: Hier eintragen, was ein komplett abgeschlossener Auftrag für dich bedeutet. Der Handwerker kann eine komplett andere Auffassung haben, wenn du es nicht definierst. Wie genau soll er zeigen, dass er alles erledigt hat. Wie detailliert soll es sein? Du musst alles genau vorgeben. Auch wenn du nicht vor Ort bist, musst du es bis ins kleinste Detail verstehen können.

Wann soll es gemacht werden?

Welche Zimmer betrifft es? Betrifft es nur die Allgemeinräume?

Hier die Zimmerbezeichnungen auflisten oder schreiben, wenn die Arbeiten nur in den Allgemeinräumen zu erledigen sind.

Gibt es Videos, die dem Handwerker helfen, die Situation besser einzuschätzen?

Bilder von der Situation (1 von möglichen 10)