Schichtzusammenfassung Post

Bearbeite die Aufgaben der Reihe nach in diesem Formular.

1. Post aus dem Briefkasten am Eingang holen. Der Schlüssel befindet sich in der Postablage im obersten Fach. Mache ein Foto, dass der Briefkasten leer ist.
2. Prüfen ob du eine Rückmeldung von deinem Team Lead als Todoist Aufgabe erhalten hast zu Post, die du in der vergangenen Woche nicht physisch einem Ordner zuordnen konntest. Diese als erstes bearbeiten (Siehe Punkt 8.). Nach dem Bearbeiten mache bitte ein Foto des physischen Ablagefaches „Rückmeldung Team Lead“. Das Fach sollte leer sein.
3. Prüfen ob in der Postablage bereits Post liegt, die bearbeitet werden muss.
4. Jeden Brief/schreiben einzeln als eigene Datei mit dem Epson DS-410 Scanner scannen. (Wenn der Brief zb 4 Seiten hat legst du alle 4 Seiten zusammen in den Scanner, damit es als eine PDF Datei gelesen wird).
5. Nach dem Scannen das Dokument in der linken oberen Ecke auf der ersten Seite des physischen Briefes/Schreibens signieren. Dadurch sind wir uns sicher, dass die Sachen bereits digitalisiert wurden und wir sie nicht doppelt bearbeiten.
6. Lege die gescannten Dateien im Dropbox Posteingangsordner ab. Die KI wird die Post eigenständig bearbeiten.
7. Die physischen Briefe/Schreiben in den korrekten physischen Ordnern abheften.
   1. Wie wissen, in welchem Ordner der Brief/Schreiben kommt?
      1. Kündigungen: Ordner “Kündigungen”
      2. Alle anderen Briefe: Anschrift (Eine unserer Firmen als Empfänger) = Name des Ordners
      3. Wenn du dir nicht zu 100% sicher bist, wo etwas abgelegt werden muss, im physischen Ablagefach „Rückmeldung Team Lead“ ablegen und hier in der Schichtzusammenfassung das PDF in „Ich weiß nicht, in welchem physischen Ordner ich den Brief abheften soll“ . Dein Team Lead schaut es sich dann an, und erstellt eine Regel, wo zukünftige gleiche Post einsortiert werden kann.
8. Mache bitte ein Foto vom physischen Posteingang; Alle Briefe sollten bearbeitet sein
9. Mache bitte ein Foto vom physischen „Handwerker/Team Vermietung Übergabepunkt“. Die Beschriftungen der verschiedenen Übergabeobjekte muss sichtbar sein. Es kommt häufig vor, dass Bestellungen im Büro ankommen, die von den Handwerkern oder Team Vermietung abgeholt werden müssen. Diese werden im physischen Übergabepunkt abgelegt und dem Empfänger anschließend eine Todoist Aufgabe für die Abholung eingestellt. Damit kein Chaos entsteht braucht jedes Objekt in diesem Übergabepunkt die folgende klare Beschriftung auf einem Post-It, welches auf das Objekt geklebt wird:
   1. Kürzel Mitarbeiter, der die Übergabe geplant hat und das Objekt in den Übergabepunkt gelegt hat
   2. Datum wann das Objekt in den Übergabepunkt gelegt wurde
   3. Name vom Mitarbeiter, der das Objekt abholen soll
10. Liegt ein Objekt schon mindestens 3 Wochen im physischen „Handwerker/Team Vermietung Übergabepunkt? Wenn ja, bitte kläre warum es noch nicht abgeholt wurde und schreibe hier auf, was die nächsten Schritte sind.

Allgemeine Informationen:

• Werbung vernichten, im Müll entsorgen und nicht scannen
• Was mache ich, wenn ein physischer Ordner voll ist? -> Jeder Ordner ist wie folgt betitelt:
  • „Firma“ von „Datum“ bis „Datum“
    • Wenn ein Ordner voll ist in bis „Datum“ das Datum von heute rein schreiben, an dem der Ordner voll ist
    • Danach einen neuen Ordner nehmen und die gleiche Bezeichnung aufschreiben. Bei von „Datum“ das heutige Datum aufschreiben und bis „Datum“ noch kein Datum aufschreiben.
    • Wenn ein Ordner voll ist gib deinem Team Lead Bescheid. Prüft gemeinsam, ob der Ordner ins Ordner Archiv gebracht werden muss oder genug Platz im Büro ist, dass er dort bleiben kann.
• Was mache ich, wenn ein Rechnungsbeleg oder ein Brief in einer Klarsichthülle liegt und bereits mit einem Kürzel signiert ist? –> In der Klarsichthülle liegt ebenfalls ein Zettel der aufzeigt, zu welcher Firma der Beleg/Brief gehört. Der Beleg sollte ausschließlich abgeheftet werden und nicht mehr gescannt werden. nach dem Bearbeiten soll die leere Klarsichthülle (mit dem Firmenbezeichnungszettel) im Posteingang liegen bleiben.