Schichtzusammenfassung Post

Bearbeite die Aufgaben der Reihe nach in diesem Formular.

1. Post aus dem Briefkasten am Eingang holen. Der Schlüssel befindet sich in der Postablage im obersten Fach. Mache ein Foto, dass der Briefkasten leer ist.
2. Prüfen ob du eine Rückmeldung von deinem Team Lead als Todoist Aufgabe erhalten hast zu Post, die du in der vergangenen Woche nicht physisch einem Ordner zuordnen konntest. Diese als erstes bearbeiten (Siehe Punkt 8.). Nach dem Bearbeiten mache bitte ein Foto des physischen Ablagefaches “Rückmeldung Team Lead”. Das Fach sollte leer sein.
3. Prüfen ob in der Postablage bereits Post liegt, die bearbeitet werden muss.
4. Jeden Brief/schreiben einzeln als eigene Datei scannen und die PDF Datei wie folgt digital beschriften: Kurzbeschriftung (Beschreibung des PDF Inhalts) + Datum
5. Nach dem Scannen das Dokument in der linken oberen Ecke auf der ersten Seite des physischen Briefes/Schreibens signieren. Dadurch sind wir uns sicher, dass die Sachen bereits digitalisiert wurden und wir sie nicht doppelt bearbeiten.
6. Bearbeite die Post, die du eigenständig bearbeiten kannst und lege sie am korrekten digitalen Platz/Ordner ab.
7. Lege Post, die du nicht bearbeiten kannst, im Dropbox Posteingangsordner ab. Dein Team Lead wird die Post bearbeiten und ein Playbook erstellen, damit du das Thema beim nächsten mal eigenständig bearbeiten kannst.
8. Die physischen Briefe/Schreiben in den jeweiligen physischen Ordnern unter den korrekten Kategorien abheften.
   1. Wie wissen, in welchem Ordner der Brief/Schreiben kommt?
      1. Kündigungen: Ordner “Kündigungen”
      2.  Alle anderen Briefe, die einer WG zugeordnet werden kann: Ordner “Wohnglück WG1 GmbH. Wohnungen von Start XX bis XX” für Wohnglueck-WGs, “Luksnat Röhling Sanders Immobilien WG GbR. Wohnungen von Start XX bis XX” für LRS-WGs, usw.
      3. Alle anderen Briefe: Anschrift (Eine unserer Firmen als Empfänger) = Name des Ordners
      4. Wenn du dir nicht zu 100% sicher bist, wo etwas abgelegt werden muss, in physischer Dokumentenmappe im jeweiligen Firmen Fach ablegen und hier in der Schichtzusammenfassung das PDF in “Ich weiß nicht, in welchem physischen Ordner ich den Brief abheften soll” . Dein Team Lead schaut es sich dann an, und erstellt eine Regel, wo zukünftige gleiche Post einsortiert werden kann.
9. Mache bitte ein Foto vom physischen Posteingang; Alle Briefe sollten bearbeitet sein
10. Mache bitte ein Foto vom physischen “Handwerker/Team Vermietung Übergabepunkt”. Die Beschriftungen der verschiedenen Übergabeobjekte muss sichtbar sein. Es kommt häufig vor, dass Bestellungen im Büro ankommen, die von den Handwerkern oder Team Vermietung abgeholt werden müssen. Diese werden im physischen Übergabepunkt abgelegt und dem Empfänger anschließend eine Todoist Aufgabe für die Abholung eingestellt. Damit kein Chaos entsteht braucht jedes Objekt in diesem Übergabepunkt die folgende klare Beschriftung auf einem Post-It, welches auf das Objekt geklebt wird:
    1. Kürzel Mitarbeiter, der die Übergabe geplant hat und das Objekt in den Übergabepunkt gelegt hat
    2. Datum wann das Objekt in den Übergabepunkt gelegt wurde
    3. Name vom Mitarbeiter, der das Objekt abholen soll
11. Liegt ein Objekt schon mindestens 3 Wochen im physischen “Handwerker/Team Vermietung Übergabepunkt? Wenn ja, bitte kläre warum es noch nicht abgeholt wurde und schreibe hier auf, was die nächsten Schritte sind.

Allgemeine Informationen:

• Werbung vernichten, im Müll entsorgen und nicht scannen
• Was mache ich, wenn ein physischer Ordner voll ist? -> Jeder Ordner ist wie folgt betitelt (2 Varianten):
  • Variante 1: “Firma” von “Datum” bis “Datum”
  • Variante 2: “Firma” Wohnungen von “Datum” bis “Datum”
    • Wenn ein Ordner voll ist in bis “Datum” das Datum von heute rein schreiben, an dem der Ordner voll ist
    • Danach einen neuen Ordner nehmen und die gleiche Bezeichnung aufschreiben. Bei von “Datum” das heutige Datum aufschreiben und bis “Datum” noch kein Datum aufschreiben. Lege keine Wohnungsreiter im Ordner an. Dies wird erst im laufenden Prozess beim Empfang neuer Briefe gemacht.
    • Wenn ein Ordner voll ist gib deinem Team Lead Bescheid. Prüft gemeinsam, ob der Ordner ins Ordner Archiv gebracht werden muss oder genug Platz im Büro ist, dass er dort bleiben kann.
• Was mache ich, wenn es einen Wohnungsreiter noch nicht in einem Firma Wohnung Ordner gibt? –> Für jede WG soll ein eigener Reiter benutzt werden. Einen erstellen, falls ein Reiter für eine bestimmte WG noch nicht vorhanden ist
• Was mache ich, wenn ein Rechnungsbeleg oder ein Brief in einer Klarsichthülle liegt und bereits mit einem Kürzel signiert ist? –> In der Klarsichthülle liegt ebenfalls ein Zettel der aufzeigt, zu welcher Firma der Beleg/Brief gehört. Der Beleg sollte ausschließlich abgeheftet werden und nicht mehr gescannt werden. nach dem Bearbeiten soll die leere Klarsichthülle (mit dem Firmenbezeichnungszettel) im Posteingang liegen bleiben.
• Rechnungsbelege einheften: Rechnungsbelege müssen immer im Firmenordner und nicht im Wohnungsfirmenordner hochgeladen werden. In jedem Firmenordner gibt es einen Reiter mit der Aufschrift Rechnungen. Die Rechnungen sind von hinten im Ordner alt zu vorne im Ordner neu geordnet. Kassenbons sollten in Klarsichtfolien in den Ordner eingeheftet werden. Es können mehrere Kassenbelege in einer Klarsichtfolie sein. Wichtig ist nur, das auch hier die gleiche Reihenfolge (hinten alt, vorne neu) eingehalten wird.